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Archive pour la catégorie ‘Gestion du temps’

De nombreuses interruptions que nous gérons en tant qu’entrepreneurs en ligne peuvent être éliminées avec un peu de concentration et de détermination. Une manière d’acquérir un meilleur contrôle est d’utiliser un journal pour y enregistrer tout ce qui vous interrompt. Pour ce faire, enregistrez les informations suivantes dans un tableau contenant six colonnes :

1. Date

Enregistrez le moment de l’interruption. Tenez un registre juste comme vous le feriez sur les interactions avec vos clients et n’importe quel type d’information que vous jugeriez importante. Cela vous aidera lorsque vous vous le consulterez pour plus d’informations.

2. Temps

Souvent, certaines de vos journées sont plus chargées que d’autres, de la même manière, certains moments de la journée sont plus importants que d’autres. Vous pourriez être incapable de prendre certains appels à certains moments de la journée. Enregistrez le moment où vous acceptez l’appel interruptif de sorte à remarquer et à développer un modèle, un système, etc.

Accordez une attention particulière aux caractéristiques qui se développent durant une période journalière, hebdomadaire, etc.

3. Qui

Si c’est un appel de votre grand-mère, enregistrez-le. Si c’est un appel d’une quelconque société, notez-le aussi. Sachez et enregistrez qui vous appelle et interrompt votre journée de travail.

Y aurait-il des gêneurs récurrents ? Vous pourriez vouloir en prendre note et ajuster votre programme pour les éviter.

4. Sujet

Notez à quel type d’information cet appel se rapporte. Concerne-t-il les affaires ou est-ce juste une simple conversation ? Ceci peut être et est habituellement le lieu où la majorité des gaspilleurs de temps sont rencontrés. Pendant le temps imparti aux affaires on ne devrait discuter que des affaires !!!

Les entrepreneurs à domicile sont souvent victimes du fait qu’ils ne pensent pas réellement travailler parce qu’ils sont à la maison. Les appels interruptifs peuvent quelques fois être des appels sans raison valable, des appels ”pour rien”. Identifiez-les et enregistrez ce sur quoi porte la conversation

5. Durée

Combien de temps durent ces appels ? Quelques minutes, ici et là, pourraient ne pas être néfastes, mais cela peut s’accumuler rapidement ! Soyez ferme, quoiqu’élégant lorsque vous essayez de mettre un terme aux appels interruptifs qui sont sans intérêt pour vos affaires.

6. Classification

Classez les appels téléphoniques en vous basant sur les six facteurs précédents et sur une échelle de graduation similaire à celle-ci :

A = crucial
B = important
C = faible valeur
D = sans valeur

Planifiez l’enregistrement de ces informations pendant à peu près une semaine pour avoir une idée précise de ce qui se passe réellement. S’il s’avérait qu’un appel avait de la valeur, classez-le en haut ou en bas selon vos préférences. Cela vous aidera à mieux déterminer où passe votre temps et comment il est utilisé.

Après avoir accumulé ces données pendant une semaine, retournez en arrière et faites le compte de tous les appels selon votre classification A, B, C et D pour voir à quel niveau vous avez besoin de faire des ajustements. La plupart des gens découvrent que plus de 50 % de leurs interruptions sont des appels classés C et D et ne valaient pas la peine que l’on perde du temps.

Ensuite, analysez chaque interruption de classe C et D et déterminez si elles auraient pu être évitées. Prenez des initiatives pour vous assurer que cela ne se répète pas dans le futur. Faites ceci surtout pour les interruptions répétitives.

Souvent, des gens viendront vers vous pour avoir des informations qu’ils auraient pu trouver eux-mêmes.

Pour remédier à cela, montrez à ces personnes comment trouver les informations d’elles-mêmes ou elles continueront de vous interrompre pour les obtenir. Faire ainsi est plus simple pour elles, mais plus difficile pour vous et pour l’optimisation de votre temps. Apprenez-leur comment obtenir elles-mêmes ce dont elles ont besoin.

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4. L’ordinateur

Apprenez à utiliser votre ordinateur de façon efficiente et efficacement. Apprenez les moyens d’en tirer pleinement avantage et de maximiser son utilisation pour votre entreprise. Investissez dans des cours ou achetez au moins des livres sur l’utilisation de chaque programme dans votre système…

Votre ordinateur peut rendre vos journées plus productives, plus rationnelles et permettre une gestion efficace de votre temps s’il est correctement utilisé. Apprendre à l’utiliser dans sa totalité et dans ses nombreuses caractéristiques vous aidera à faire une meilleure utilisation de votre temps.

5. Créativité

La créativité est l’épine dorsale de la réussite de toute entreprise en ligne. Sans elle, les idées ne peuvent pas prendre forme et les entreprises ne peuvent pas être créées.

Un esprit détendu, sans stress et joyeux, est plus propice aux idées ou à la créativité et dispose de plus de temps pour trouver des moyens de faire de bonnes affaires.

Passez les périodes de créativité à penser, lire et faire des recherches sur des moyens et des idées qui pourraient améliorer vos affaires. Le faire par petites portions de temps sur une base journalière peut aider à élaborer des stratégies efficaces.

6. Planification

Planifier la journée de travail la veille au soir, contribue à créer un système synchronisé qui vous aide dans votre entreprise. Un bon plan ne peut pas être fait au hasard, mais doit être méticuleusement planifié. L’absence d’un plan d’action avant de commencer votre journée vous fait courir le risque d’être déconcentré et distrait.

Un plan d’action préparé la nuit d’avant est un plan permettant le succès de la journée.
Vous savez quelles sont les prochaines étapes et quels sont vos objectifs de la journée. Vous travaillerez diligemment sachant qu’une fois que vous avez fini, vos objectifs (petits et grands) sont atteints et que vous pouvez passer au prochain projet.

7. Établir les grandes lignes des projets

Établir les grandes lignes des projets permettra aux personnes travaillant à domicile de faire une meilleure utilisation de leurs journées et de maximiser l’utilisation de leur temps. Dans le but d’avoir une journée plus productive, il est bon d’en faire une ébauche et de travailler à partir de celle-ci.

En premier lieu, listez le résultat final que vous voulez obtenir. De là, travaillez à reculons et développez les étapes qui vous permettront d’y parvenir.

Après cela, concluez l’ébauche avec la première étape du projet et les idées brillantes qui ont été utilisées pour éclairer le projet dès le début.

Lorsque vous travaillez de cette manière, vous réduisez essentiellement de grands projets en des projets plus petits, plus faciles à gérer pour obtenir des résultats. Travaillez plus doucement, plus méthodiquement et avec plus d’attention pour éviter de faire des erreurs.

8. Planifier autour des interruptions

Les interruptions tendent à se manifester selon un modèle identifiable à la plupart d’entre elles et se produisent tôt dans la journée. Les interruptions ne sont jamais faciles et ne choisissent pas non plus un moment pour se produire. Planifiez les plus grands projets pour plus tard dans la journée et plus tard dans la semaine lorsque vous êtes moins susceptible d’être interrompu.

9. Assigner des dates limites, des délais

Les délais poussent les gens à agir et permettent d’obtenir rapidement des résultats. Sans une date limite, les choses seront réalisées simplement quand elles le seront, sans aucun souci de rapidité ni d’achèvement. Fixez-vous des échéances et cela vous incitera à l’action.

➢ Idées

Mettez dans le dossier des idées vos pensées créatives et toute idée ou tout projet que vous aurez pour votre entreprise. Ceci peut également représenter une partie de vos objectifs et leurs caractéristiques, mais il devrait essentiellement contenir vos idées et étincelles créatives.

Vous pouvez également mettre dans ce dossier d’autres idées ou techniques marketing qui vous traversent l’esprit ou celles dont vous avez envie de vous inspirer.

Cela vous permettra de préparer le terrain de manière à susciter en vous plus d’idées lorsque vous relirez le dossier. Ce dossier aura tendance à grossir de manière significative puisque la partie la plus importante de toute entreprise est le marketing, le marketing, et encore le marketing.

➢ Réponses

Ce dossier contiendra les réponses aux correspondances que vous avez envoyées à vos clients potentiels ou habituels ou même les réponses que vous vous faites à vous-même.

Vous ne vous rappelez plus combien vous avez évalué le dernier projet que vous avez effectué pour le Client ABC ? Regardez dans le dossier réponses.

Quel commentaire avez-vous fait au directeur de la société de téléphonie en ligne après qu’il se soit enquis de vos services en télémarketing… cela pourrait très bien se trouver dans le dossier réponses.

Les réponses peuvent être données par rapport aux questions que vous avez posées ou auxquelles vous avez été soumis dans votre activité.

➢ Références

Le dossier référence est vital pour votre entreprise et aide énormément au cours des actions marketing. Vous devriez avoir dans ce dossier des correspondances qui se réfèrent aux anciens projets et des lettres de recommandation.

Le dossier références devrait également contenir des références dont vous auriez besoin pour d’autres types de travaux dans lesquels l’implication d’autres personnes sera nécessaire. En d’autres termes, si vous écrivez du contenu, mais avez besoin d’un concepteur web, regardez dans votre dossier références et voyez qui vous est recommandé en tant que tel.

Cela peut représenter une pièce d’une valeur inestimable dans la gestion du temps et un outil d’organisation pour votre entreprise. Maximisez son exploitation en prenant des notes, en vous documentant de manière pertinente et en rassemblant des informations pertinentes qui visent des créneaux très spécifiques.

➢ Copies

Tout ce qui passe par votre bureau devrait être copié d’une manière ou d’une autre. Cela inclut les accusés de réception, contrats, factures, les informations sur les impôts, les commandes de clients et toute autre chose qui soit concernant votre entreprise.

Dans le but de diminuer le désordre que ceci peut entraîner, faites une copie numérique de tout et gardez-les sur votre ordinateur ou sur votre disque de sauvegarde. Scannez tout simplement les documents sur votre ordinateur et enregistrez-les dans le dossier choisi. Il sera alors plus facile de les retrouver lorsque vous en aurez besoin.

➢ À classer à part

Comme son nom l’indique si bien, cette catégorie est destinée à tout ce qui nécessite d’être classé à part. Développez un système dont vous pourrez vous souvenir facilement et qui permet d’éviter des conjectures du type “Où est-ce que cela pourrait bien se trouver ?” Ce système vous permettra de trouver ce que vous souhaitez lorsque vous le souhaitez, tout en le gardant hors de votre vue et loin de votre bureau.

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