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Archive pour la catégorie ‘Gestion du temps’

3. Systèmes de classement

Un bon système de classement et d’organisation de vos documents vous permettra d’augmenter votre productivité. Classez vos dossiers de manière à refléter les catégories suivantes :

➢ À Faire

Bien sûr ceci contiendra tout ce que vous devrez faire ou aurez à faire durant une période, que ce soit dans la journée, la semaine, le mois ou dans le trimestre.

Des listes succinctes de choses à faire sont essentielles au succès d’un entrepreneur à domicile.
Vous devriez et pouvez également mettre à l’écart toutes les anciennes listes de choses à faire après que vous ayez fini de les faire.

Ceci constituera pour vous des archives et des références pour le cas où vous auriez besoin de revenir en arrière et de rechercher des informations sur un client ou sur un projet.

➢ À Lire

Un entrepreneur ne dispose pas d’assez de temps en une journée pour lire tous les emails, lettres, magazines, livres électroniques et catalogues qu’il reçoit. Lorsque vous recevez de nombreuses informations à la fois, que ce soit en ligne et hors-ligne, vous devez être sûr de les tenir organisées pour des consultations futures.

Classez ce matériel à part pour des révisions futures et lisez-le lorsque vous aurez plus de temps.
Tenez un classeur à la fois en ligne et hors ligne pour pouvoir accéder aux deux dès que vous le voudrez. Spécialement dans le cas du classement en ligne, vous pouvez faire plusieurs choses pour mieux gérer votre temps.

1. Organisez vos mails en un dossier numérique avec une étiquette. Rendez-le facile à retrouver lors de recherches futures.
2. Mettez-le à jour dans votre boîte de réception ou celle de votre fournisseur d’email.
3. Transférez le dossier sur votre PDA ou tout autre appareil technologique.
4. Plus tard ou dès que le temps le permettra, lisez la correspondance et soit a.) Supprimez-la ou b.) Prenez une décision à son propos

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1. Planifiez

Prenez le temps de réserver chaque soir au moins dix minutes pour programmer votre prochaine journée. Vous devriez généralement programmer à peu près 60 à 70 % de votre temps pour le cas où il y aurait des interruptions et des urgences. Mettez en tête de votre liste les choses les plus urgentes à faire et arrangez des périodes de temps au cours desquelles vous travaillerez sur des secteurs spécifiques de votre entreprise.

2. Organisez

Prenez le temps d’organiser votre bureau par catégorie. Faites-le en plaçant tous vos fichiers pertinents et les informations qui leur correspondent au même endroit.

Placez tous vos documents financiers ensemble. Mettez ce qui a rapport avec les finances ensemble. Cela vous aidera à vous concentrer sur un projet à la fois et faire ainsi une économie de temps qui sera la bienvenue.

Organisez votre bureau en plus d’organiser votre temps. Faites des listes pour rester concentré et savoir où vous en êtes.

Être organisé est un processus continu. Utiliser quelques heures pour vous organiser aujourd’hui vous permettra d’économiser des centaines d’heures plus tard.

La délégation est cruciale pour la gestion du temps. L’aptitude à déléguer efficacement vous permet, en qualité d’entrepreneur, d’avoir la flexibilité et la liberté nécessaires pour travailler sur d’autres projets.

Afin d’optimiser votre temps, assurez-vous d’accompagner tout travail que vous déléguez d’une date limite réaliste et accessible. Assurez-vous que la délégation est juste, équilibrée et possible pour la personne à laquelle vous déléguez les choses.

Soyez toujours spécifique à propos du résultat que vous escomptez lorsque vous déléguez du travail afin d’éviter toute confusion et de vous assurer que vous obtiendrez les résultats désirés.
Lorsque vous déléguez, soyez très clair à propos de l’objectif du travail que vous êtes en train de déléguer et du genre de résultat que vous espérez.

Évitez de déléguer sans instructions, car cela peut entraîner le chaos, la confusion et une mauvaise qualité de travail.

Si vous manquez de temps pour donner à la personne des instructions complètes et explicites, vous pourriez remettre le travail à une personne qui peut se débrouiller avec peu d’interaction de votre part. Ceci vous évitera une gestion complémentaire et vous libérera afin d’être plus productif.

Permettez toujours aux personnes auxquelles vous déléguez d’être créatives dans leur travail. Attendez-vous simplement à un résultat de qualité sans dicter étape par étape comment le projet devrait être mené. Une disposition inverse annulerait l’intérêt même de la délégation et causerait un stress inutile.

Développez un système de rapports afin d’avoir un suivi (soit en ligne ou par un tiers) concernant le progrès de chacun. Cela vous évitera d’être constamment dérangé au cours de la journée.

Faites une liste des dates importantes de manière à avoir les rapports d’avancée des travaux de façon régulière.

Assurez-vous de tenir un journal de tous les projets que vous déléguez et actualisez-le au fur et à mesure que vous recevez des rapports. Ceci vous aidera à mieux rationaliser le processus et à gérer efficacement votre temps.

Essayez toujours de donner du crédit et de louer la réalisation brillante d’une tâche ou la résolution d’un problème.

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