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De nombreuses interruptions que nous gérons en tant qu’entrepreneurs en ligne peuvent être éliminées avec un peu de concentration et de détermination. Une manière d’acquérir un meilleur contrôle est d’utiliser un journal pour y enregistrer tout ce qui vous interrompt. Pour ce faire, enregistrez les informations suivantes dans un tableau contenant six colonnes :

1. Date

Enregistrez le moment de l’interruption. Tenez un registre juste comme vous le feriez sur les interactions avec vos clients et n’importe quel type d’information que vous jugeriez importante. Cela vous aidera lorsque vous vous le consulterez pour plus d’informations.

2. Temps

Souvent, certaines de vos journées sont plus chargées que d’autres, de la même manière, certains moments de la journée sont plus importants que d’autres. Vous pourriez être incapable de prendre certains appels à certains moments de la journée. Enregistrez le moment où vous acceptez l’appel interruptif de sorte à remarquer et à développer un modèle, un système, etc.

Accordez une attention particulière aux caractéristiques qui se développent durant une période journalière, hebdomadaire, etc.

3. Qui

Si c’est un appel de votre grand-mère, enregistrez-le. Si c’est un appel d’une quelconque société, notez-le aussi. Sachez et enregistrez qui vous appelle et interrompt votre journée de travail.

Y aurait-il des gêneurs récurrents ? Vous pourriez vouloir en prendre note et ajuster votre programme pour les éviter.

4. Sujet

Notez à quel type d’information cet appel se rapporte. Concerne-t-il les affaires ou est-ce juste une simple conversation ? Ceci peut être et est habituellement le lieu où la majorité des gaspilleurs de temps sont rencontrés. Pendant le temps imparti aux affaires on ne devrait discuter que des affaires !!!

Les entrepreneurs à domicile sont souvent victimes du fait qu’ils ne pensent pas réellement travailler parce qu’ils sont à la maison. Les appels interruptifs peuvent quelques fois être des appels sans raison valable, des appels ”pour rien”. Identifiez-les et enregistrez ce sur quoi porte la conversation

5. Durée

Combien de temps durent ces appels ? Quelques minutes, ici et là, pourraient ne pas être néfastes, mais cela peut s’accumuler rapidement ! Soyez ferme, quoiqu’élégant lorsque vous essayez de mettre un terme aux appels interruptifs qui sont sans intérêt pour vos affaires.

6. Classification

Classez les appels téléphoniques en vous basant sur les six facteurs précédents et sur une échelle de graduation similaire à celle-ci :

A = crucial
B = important
C = faible valeur
D = sans valeur

Planifiez l’enregistrement de ces informations pendant à peu près une semaine pour avoir une idée précise de ce qui se passe réellement. S’il s’avérait qu’un appel avait de la valeur, classez-le en haut ou en bas selon vos préférences. Cela vous aidera à mieux déterminer où passe votre temps et comment il est utilisé.

Après avoir accumulé ces données pendant une semaine, retournez en arrière et faites le compte de tous les appels selon votre classification A, B, C et D pour voir à quel niveau vous avez besoin de faire des ajustements. La plupart des gens découvrent que plus de 50 % de leurs interruptions sont des appels classés C et D et ne valaient pas la peine que l’on perde du temps.

Ensuite, analysez chaque interruption de classe C et D et déterminez si elles auraient pu être évitées. Prenez des initiatives pour vous assurer que cela ne se répète pas dans le futur. Faites ceci surtout pour les interruptions répétitives.

Souvent, des gens viendront vers vous pour avoir des informations qu’ils auraient pu trouver eux-mêmes.

Pour remédier à cela, montrez à ces personnes comment trouver les informations d’elles-mêmes ou elles continueront de vous interrompre pour les obtenir. Faire ainsi est plus simple pour elles, mais plus difficile pour vous et pour l’optimisation de votre temps. Apprenez-leur comment obtenir elles-mêmes ce dont elles ont besoin.

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